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Dans le contexte du développement de l’activité d’une entreprise, les collaborateurs sont souvent confrontés à des dépenses professionnelles. Vous trouverez ici toutes les informations concernant ce processus ainsi que différentes techniques pour l’optimiser !
Les dépenses liées à l’activité professionnelle peuvent revêtir diverses formes, telles que des frais d’hébergement, de déplacement physique ou de restauration, par exemple.
Ces frais sont généralement remboursables s’ils sont engagés dans le cadre de la mission du collaborateur et contribuent au bon déroulement des activités de l’entreprise. Cependant, il est essentiel de respecter certains critères pour que la note de frais puisse être remboursée.
La note de frais ou fiche de frais est le document officiel qui permet au collaborateur de se faire rembourser les dépenses professionnelles effectuées dans le cadre de ses missions. La note de frais permet d’assurer une bonne gestion de la comptabilité dans l’entreprise, c’est pourquoi il est important qu’elle soit détaillée et formalisée.
Il n’existe pas de modèle officiel de note de frais, laissant ainsi à chaque entreprise la possibilité de mettre en place sa propre politique. Cependant, il est avantageux pour les entreprises d’adopter un modèle unique, commun à l’ensemble des collaborateurs. Cette approche facilite une gestion plus efficace et limite les risques d’omissions, tels que les dates, le libellé des dépenses, les pièces justificatives, etc.
Malgré la diversité des modèles, certains éléments demeurent indispensables pour la réalisation d’une note de frais, quelle que soit la structure de votre entreprise. Ces éléments sont essentiels pour justifier les dépenses des collaborateurs et les remboursements effectués par l’entreprise, constituant ainsi une documentation utile en cas de contrôle fiscal.
La note de frais doit être nominative et datée et composée de différentes rubriques à remplir par le collaborateur qui aura effectué l’avance des frais. Il faut y préciser :
Il n’existe pas de catalogue complet des dépenses éligibles au remboursement par l’entreprise. Néanmoins, le collaborateur est généralement soumis à un ensemble de règles définies par l’entreprise et détaillées dans sa politique de dépenses. Par conséquent, il est primordial de s’informer attentivement sur ces directives avant d’engager des frais.
Voici quelques exemples des principaux frais pouvant être engagés par les salariés dans le cadre de leurs missions :
Les frais de Repas
Les frais liés aux repas sont couverts conformément à la politique de dépenses professionnelles établie par votre entreprise et doivent être consignés dans une note de frais détaillée.
En règle générale, le remboursement des frais de repas s’élève habituellement à 30 € par personne et par repas.
Lors d’un repas d’affaires avec un client, il est important de solliciter un reçu en précisant au verso l’objet du repas. Pour chaque convive, les informations nécessaires incluent son nom, sa fonction et le nom de son entreprise.
En cas de déplacement, il peut être nécessaire d’avancer des frais pour les repas. Dans cette situation, les plafonds sont généralement définis par l’entreprise et peuvent varier entre le déjeuner et le dîner.
Les frais d’hébergement
Afin de bénéficier du remboursement des frais d’hébergement, le collaborateur doit être dans l’incapacité de retourner chez lui chaque jour. Il est donc impératif d’être situé à une distance minimale de 50 km de son domicile, et cette distance ne doit pas être parcourue en moins de 90 minutes en utilisant les transports en commun.
Le collaborateur devra également préciser le nombre de nuits passées lors de son déplacement professionnel.
Les frais kilométriques
De la même manière que les frais d’hébergement, les frais kilométriques peuvent être remboursés lorsque le trajet excède 50 km du domicile du collaborateur et ne peut être parcouru en moins de 90 minutes en transport en commun.
La plupart des modes de transport sont admissibles, y compris le véhicule personnel, la moto, et même le vélo. Il est toutefois essentiel de se renseigner sur la politique de l’entreprise quant aux modes de transport pris en charge. Notons que le remboursement des frais kilométriques en vélo n’est pas systématique et dépend des règles de l’entreprise.
En cas de location de voiture, les frais de carburant, de péages, d’autoroute et d’entretien sont entièrement pris en charge.
Pour un véhicule personnel, le collaborateur peut percevoir des indemnités kilométriques conformément au barème kilométrique en vigueur. Afin de justifier ces frais, le salarié doit fournir des documents tels que :
Les frais de transport
Pour obtenir le remboursement des frais de transport, le collaborateur doit inclure un justificatif du billet dans sa note de frais et indiquer le motif du déplacement.
Attention : le trajet domicile travail n’est pas pris en compte dans ce type de remboursement.
Pour tout autre frais en rapport à l’activité professionnelle, le collaborateur peut se référencer à la politique de l’entreprise ou faire une demande de remboursement à l’aide d’un justificatif.
Le remboursement des frais d’hébergement et des frais de repas s’avère être une tâche délicate lors des déplacements professionnels des salariés, d’où l’établissement par l’administration fiscale d’un barème de remboursement.
L’entreprise n’a qu’à suivre ce barème pour les déplacements en métropole de ses collaborateurs.
Pour en savoir plus sur les frais professionnels et les indemnités de grand déplacement, et les barèmes de l’URSSAF.
Il existe deux avances sur frais professionnels :
Si la note de frais est minutieusement accompagnée de ses justificatifs et que les conditions de remboursement respectent la politique de dépenses professionnelles de l’entreprise, le traitement de la demande de remboursement prend généralement environ un mois.
En effet, depuis la soumission de la note de frais jusqu’au remboursement, plusieurs étapes peuvent prolonger le délai de remboursement. Cela inclut l’approbation des dépenses par le manager, la vérification du service comptable, et enfin, l’exécution du remboursement.
Chaque salarié peut légalement être remboursé dans un délai de 5 ans maximum
La comptabilisation correcte des notes de frais constitue une étape cruciale pour garantir une gestion efficace de celles-ci et éviter tout redressement de la part de l’URSSAF.
Que l’employeur ait opté pour une méthode de remboursement des frais réels ou par déduction forfaitaire, l’enregistrement d’une note de frais se traduit par une écriture comptable en débit dans un compte de classe 6.
Afin de maintenir l’équilibre du bilan, les remboursements destinés aux salariés de l’entreprise doivent être consignés sur le compte 421 « Personnel – rémunérations dues ».
FTH Expertise qui accompagne dans la bonne gestion des notes de frais de vos collaborateurs, nos experts vous accompagnent aussi dans la mise en place d’une politique de note de frais et d’un processus de validation.
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